【はじめてのDX】紙に書いている「請求書」を辞めることから始めませんか？

あいかわらず、「請求書」や「領収書」を紙に書いて得意先とやり取りしていませんか？

信頼関係で成り立つ事業もあるので、全てを効率化すれば良いというものではありませんが、会計に関わる作業を電子化すれば、今より劇的に効率化できます。

特にフリーランスや個人事業主の方にとっては、間接作業は必要最小限に留めたいものですよね？

事業規模が大きい会社であれば税理士さんへの丸投げでも構わないでしょう。

なぜなら、会計自体に時間を費やすぐらいなら本業に専念したほうがいいという考え方は、決して間違いではないと思うからです。

でも、あくまで経費としてのバランスの問題です。

例えば、小規模に事業を行う場合、会計処理を外部に委託することが必ずしも得策とは思えません。

自ら会計を手掛けることで、財務に対する意識が高まる効果もあります。つまり、「学ぶ」という波及効果が付いてきます。

では、はじめます。

「クラウド会計」のすすめ

クラウドなので端末を選ばない

クラウド会計ソフトはインターネット上のサーバーにアクセスして利用します。

したがって、インターネットに接続できれば端末の種類を選ばずアクセスすることが可能です。

スマホによる作業は、従業員の経費精算でも強みを発揮します。経費精算アプリを入れておけば、社外でも経費精算ができるようになるためです。

簿記の知識は必要ない

例えば「freee会計」の入力画面は、従来の簿記とは異なる考え方で設計されています。

「勘定科目」などの専門用語で悩む必要はありませんし、もちろん、「借方・貸方の区分」で悩む必要もありません。

常に最新のソフトを利用できる

あたりまえですが、クラウド会計ソフトは、ソフトのバージョンアップがサーバー側で行われるため、ユーザーが作業する必要は全くありません。

ユーザーは常に最新のクラウド会計ソフトを利用することができますし、ソフトのメンテナンスの手間がかからないことも大きな特長です。

税制改正にも完全対応である

税制改正にはすぐに対応しているため、ユーザ側での対応は不要です。

たとえば、消費税の改正については、新しい消費税率に対応しているのはもちろんのこと、軽減税率の税区分を利用することで、対応する税率の表記も可能です。

安心のバックアップ体制

インターネット上のサーバーにデータが保存されるため、例えパソコンが破損したとしてもデータには影響はありません。

また、領収書の画像などはファイルボックスに保存されますが、「freee会計」は金融機関と同等レベルの高いセキュリティでデータを保全しているため、クライアントであるパソコンやスマホ内にデータを保存しておくよりも、むしろ安全といえると思います。

何といっても、日本の企業だということが最大の安心感です。

銀行口座等との連携で自動仕訳ができる

銀行口座やクレジットカードとの連携を行えば、銀行やクレジットカード会社のネットサービスに自動的にアクセスして取引データを読み込むようになっています。

このように銀行口座やクレジットカードとのデータ連携によって自動仕訳が可能なところは、クラウド会計ソフト「freee会計」の最大のメリットと言えるでしょう。

個人的には、このメリットが最も大きいと認識しています。法人専用の銀行口座と法人専用のクレジットカードによる経費決済を徹底させておけば、ほぼ完全に自動仕訳が可能になります。

複式簿記の帳簿に自動変換される

青色申告を行うためには、「複式簿記」という方法で帳簿を作成する必要がありますが、「freee会計」なら、簿記の知識はなくても複式簿記による帳簿を作成することができます。

勘定科目や借方・貸方は自動で選定され、内容が合っていればワンクリックで仕訳を登録します。

また、勘定科目の選定ではAI（人工知能）を活用しているため、次に同じような取引があった場合は正しい勘定科目が選定される（学習する）ようになっています。

スマホで撮影した領収書を簡単に登録できる

「freee会計」には、スマホやタブレットのカメラで撮影した領収書の画像を会計処理の資料に変換する機能が備わっています。

紙の領収書と経費精算の書類の束を保存することは、これまで経理業務の大きな負担になっていましたが、この手間やコストを削減する方法として「電子帳簿保存法」が制定されました。

電子帳簿による保存は、青色申告の10万円控除の選択肢ともなっているため、ぜひ活用したい制度です。

電子帳簿保存法には「真実性の確保」と「可視性の確保」という2つの要件を満たさなければ電子帳簿として認めないという規定がありますが、「freee会計」は、この電子帳簿保存法の要件に対応しています。

したがって、一定の要件を満たして税務署に申請すれば、カメラで撮影した領収書の画像をそのまま税法上の保存資料とすることが可能です。

請求書を一元管理でき発行すると売上仕訳が作成される

「freee会計」には請求書を作成する機能があり、作成した請求書の情報は、売掛金として自動で登録されます。作成した請求書はpdfにしてメールで送ることもできます。

また、入金されたかどうかの確認も、インターネットバンクと連携させておけば、自動で予測（入金反映）してくれます。

他サービスとの連携が容易にできる

「freee会計」は、銀行口座やクレジットカードとの連携だけでなく、さまざまな業務ソフトと連携することができます。

たとえば、「AIレジ」との連携です。AIレジとは、小売業、飲食業などに必須のレジ業務をスマホやタブレットで行うことができるPOSレジアプリです。

このAIレジと「freee会計」を連携させることで、当日の売上データをもとに「freee会計」が自動で記帳をするようになります。

取引先の情報管理もできる

取引先の情報を登録しておけば、売上や仕入、入出金の情報を取引先ごとに管理することができます。

請求書や納品書の発行にも活用できるため便利です。

現金取引も取引テンプレートで簡単に仕訳ができる

前述したように、「freee会計」では、勘定科目はAIを活用して高い精度で自動選択され、ユーザーが仕訳の自動登録ルールを設定することもできます。パターン化した取引であれば、ほぼ完全に自動仕訳が可能です。

但し、現金取引や科目の振替は自動仕訳の作成はできないようになっています。

これらの取引が、パターン化されたものであれば、取引テンプレートを使用することで、仕訳入力を簡単にすることが可能です。

レポート機能を使って経営管理ができる

「freee会計」は、日常的な自動仕訳作業から、自動でレポートも作成されます。

売掛金や買掛金の確認はもちろんのこと、リアルタイムに経営状況を把握することもできます。

つまり、「決算処理」などを実務として「学べる」のです。

電子申告で簡単に申告できる

「freee会計」は、一問一答式による回答の入力といった簡単な作業だけで確定申告書を作成することができます。

電子申告を行うために必要なe-Taxの準備をサポートするための「電子申告開始ナビ」も公開されており、利用者識別番号とマイナンバーカード等の情報を入力すれば、簡単に電子申告を行うことができます。

以上が、クラウド会計ソフト「freee会計」をおすすめする理由14選です。

本記事では、その中でも「請求書をクラウド会計ソフトで作成するメリット」について更に掘り下げます。

請求書をクラウド会計ソフトで作成するメリット

「freee会計」では、請求書を発行することができます。

これによって、見積り、受注、請求、入金までの一連の業務を効率的に進めることができます。

作成した請求書の内容を元に自動で帳簿付けが完了します。

初心者にもやさしい

日々の取引と同様に、「freee会計」による請求書は、税務や経理の知識が必要なく簡単に作成することができます。

作業にあわせてガイドが表示され、そのガイドにしたがって項目や金額を入力するだけで請求書が自動で作成されます。

操作も直感的に理解できるように工夫されており、初心者にもやさしいです。

請求書のデザインをカスタマイズする

クラウド請求書のデザインは、自由にカスタマイズすることができます。

いくつかのパターンから選択することができ、請求書のテンプレートは、印章やロゴを挿入しやすい仕様で使いやすく設計されており、自社オリジナルの請求書も簡単に作成することができます。

請求書が会計に自動連動する

「freee会計」で請求書を作成すると、その情報は自動で取り込まれ売掛金として自動登録されます。

入金されたかどうかの確認も、インターネットバンクと同期しておけば「freee会計」が自動で予測してくれます。この機能により、売掛金の消込を確認する作業を大幅に削減することが可能です。

また、請求書の発送管理も簡単です。「送付済」「送付待ち」などのステータスが表示されるので、発送状況を明確に把握し一元管理することができます。

毎月同じ請求書を自動発行できる

Excelで請求書を発行する場合には、発行日や請求内容を手直しして請求書を発行していたと思います。

ひとつとつの請求書の手直しはそれほど時間がかからず単純な作業ではありますが、請求書の数が多ければ多いほど相当な時間がかかるものです。

「freee会計」を利用すれば、「毎月自動生成で保存」という機能があるので、周期や日付などを選択すれば同じ請求書を確実に作成することができるようになります。

見積書や領収書も発行できる

「freee会計」は、請求書だけでなく見積書や領収書まで作成して一元管理できます。

過去に作成した見積書から宛先や取引内容、金額などの情報を確認した上でその情報を引き継ぎます。

発注書や納品書、請求書まで作成することができるので、その都度納品書や発注書を確認し、その内容と照らし合わせる工数を削減できます。

デメリットは？

ランニングコストが発生する

買い切りのインストール型ソフトではないので毎月の利用料金が発生します。

法人契約、個人契約それぞれに複数のプランが用意されており最も適したプランを選択しましょう。

最低限の操作を覚える必要がある

データの自動入力や充実した簡単な仕訳など、便利なのは間違いありませんが、基本的な操作方法や機能を把握する必要があります。

使いこなすまでに一定の時間や慣れは必要です。

動作が重くなるタイミングがある

クラウドでの操作となるためユーザーのアクセスが多い時間帯や季節にはアクセスや動作が重たくなることがあります。

freee会計公式サイト

まとめ

紙でやり取りしていると、誤記もあれば計算ミスを起こすこともありますよね？

電子化すれば、これらヒューマンエラーは確実に減らせます。

最後にfreee会計以外で人気があるクラウド会計ソフトを紹介しておきます。

• 弥生会計: 中小企業を対象としたクラウド会計ソフトです。多くの経理業務を自動化し、独自の税務データベースを利用しています。

• Money Forward: 個人および法人向けのクラウド会計ソフトです。複数の銀行口座との連携が可能であり、経費精算や請求書作成などの機能も備えています。