GAS（Google Apps Script）を使って業務効率化！Googleフォームの回答をチャットワークに自動送信させる方法

Googleフォームは無料で使えて、誰でも簡単にフォームを作成できるサービスです。

「イベント参加申込書」や「注文書」など、テンプレートが20種類近くあり、用途に合うものを選択するだけで簡単に作成することができます。

Googleフォームの回答は、「新しい回答についてのメール通知を受け取る」という機能を有効にすれば、Googleアカウントのメールアドレス宛に通知させることも可能です。

しかしながら、「新しい回答を受け取った」ということは即時にわかっても、その内容を確認するには都度Googleフォームにアクセスする必要があります。

このような、お悩みをお持ちの方へ

Googleフォームに入力された回答を、ビジネスチャットである「Chatwork」のグループチャットへ自動送信させる方法について詳しく解説します。

Googleフォームを使うメリット

作成が簡単ですぐにできる

• フォームはブラウザ上で作ることができるので、ネット環境があれば即作成可能
• 作成は設問を設けて回答項目を用意するだけ
• テンプレートが豊富なので編集する感覚で作成可能

グループでの作業が可能

• ひとつのフォームを複数メンバーで同時編集が可能
• 編集メンバーの追加は、該当フォームにユーザー名もしくはメールアドレスの追加だけで可能
• アクセス権の変更も、メンバー追加時と同様に簡単にできる

自動で可視化

• Googleフォームに入力された回答は自動で集計される
• 集計結果は棒グラフや円グラフで分かりやすく可視化される
• 回答結果はリアルタイムに更新

レスポンシブデザイン

• Googleフォームはレスポンシブデザインを採用
• 端末を気にすることなく、スマートフォンなどからも手軽に利用することができる

基本無料

• Googleスプレッドシートと同様、全機能が無料で使用できる

GAS（Google Apps Script）を使えば自動化できる

• GASはGoogleが提供するアプリケーション開発プラットフォーム
• Googleスプレッドシートなど、Googleが提供するサービス上で処理を自動化できる

GAS（Google Apps Script）とは？

Google Apps Script（GAS）は、Googleが提供する各種サービスの自動化／連携を行うための開発ツールです。

Google Apps Script（GAS）を使うと、GmailやGoogleカレンダー、Googleスプレッドシート、Googleドライブなど、Googleが提供する様々なサービス上で処理を自動化したり、複数のサービスを連携させたりすることができます。

しかも手軽に使えます。

• Gmailアカウントがあれば誰でも無料で使える
• 開発環境のセットアップは不要
• JavaScript互換で覚えやすい
• マクロ機能でノンコード開発ができる

GASの使い方

ここからは、GAS（Google Apps Script）の使い方について、実例を紹介しながら説明します。

その実例は、本サイトで実際にGoogleフォームを実装し、GASを使って「おためし入力フォーム」に入力された情報を転送する方法です。

Chatwork API トークンとルームIDを取得

API Tokenの発行方法

Chatwork画面の右上にある [利用者名] 以下のメニュー内にある [サービス連携] から、APIトークン発行ページにアクセスします。

APIトークンが表示されますので、「コピー」ボタンでコピーして控えておきます。（あとで使用します）

通知するグループチャットの「ルームID」を取得

Googleフォームで登録された情報を通知する、Chatworkグループチャットの「ルームID」を取得します。（あとで使用します）

Googleフォームの作成

Googleフォームの作成手順は、formrun（フォームラン）さんのサイトがお勧めです。

GASの前準備

今回の実例（おためし入力フォーム）では、以下の項目をChatworkへ送信します。

• メールアドレス
• 名前
• なまえ
• サイトのタイトル
• キャッチフレーズ
• カテゴリーA
• カテゴリーB
• カテゴリーC
• カテゴリーD
• 問い合わせフォーム連絡先
• スキン

これらの項目を後ほどGASで定義します。

スプレットシートの作成

Googleフォームの「回答」タブより「スプレットシートで表示」をクリックします。

「新しいスプレットシートを作成」を選択し、「作成」をクリックします。

そうすると、上記のようにスプレットシートが作成されます。

Google Apps Scriptの作成

ツールバーの「拡張機能」から「Apps Script」を選択します。

コードのコピー＆ペースト

「コード.gs」にサンプルコードをコピペします。

コードの編集

以下のサンプルコードをコピペして【編集対象】と書かれている部分を、カスタマー仕様に合わせて修正してください。

// 【編集対象】Chatwork API Token
const token = 'ここにChatwork API Token';
// 【編集対象】登録情報を通知するグループチャットのルームID
const room_id = 'ここにルームID';

function sendReport(e) {

  // 【編集対象:青字】Googleフォームの項目に合わせる
  var date = e.namedValues['タイムスタンプ'];
  var mail = e.namedValues['メールアドレス'];
  var namek = e.namedValues['お名前（漢字）'];
  var namef = e.namedValues['お名前（ふりがな）'];
  var title = e.namedValues['【サイトのタイトル】'];
  var catchphrase = e.namedValues['【キャッチフレーズ】'];
  var categoryA = e.namedValues['【カテゴリーA】'];
  var categoryB = e.namedValues['【カテゴリーB】'];
  var categoryC = e.namedValues['【カテゴリーC】'];
  var categoryD = e.namedValues['【カテゴリーD】'];
  var inquiry = e.namedValues['問い合わせフォームからの連絡先'];
  var skin = e.namedValues['スキンの選択'];


  // 【編集対象:青字】Googleフォームの項目に合わせる
  var message = '';
  message +=  "[info][title]【おためし】入力フォーム（回答）[/title]";
  message += "送信日時: " + date + "\n";
  message += "メールアドレス: " + mail + "\n";
  message += "名前: " + namek + "\n";
  message += "なまえ: " + namef + "\n";
  message += "サイトのタイトル: " + title + "\n";
  message += "キャッチフレーズ: " + catchphrase + "\n";
  message += "カテゴリーA: " + categoryA + "\n";
  message += "カテゴリーB: " + categoryB + "\n";
  message += "カテゴリーC: " + categoryC + "\n";
  message += "カテゴリーD: " + categoryD + "\n";
  message += "問い合わせフォーム連絡先: " + inquiry + "\n";
  message += "スキン: " + skin ;
  message += "[/info]";

  // Chatworkへ送信
  var client = ChatWorkClient.factory({token: token})
  client.sendMessage({room_id: room_id ,body: message});
｝

ライブラリの読み込み

使用するライブラリは、「Chatwork Client for Google Apps Script」（スクリプトID）を利用します。

「Chatwork Client for Google Apps Script」を「スクリプトID」へ入力して検索します。

ライブラリ「ChatworkClient」が検索されたら追加をクリックします。

トリガーの設定

フォーム送信時にスクリプトを起動し、Chatworkへ送信されるように設定を行います。

タイマーアイコン（トリガー）をクリックします。

次に「トリガーを追加」をクリックします。

「イベントの種類を選択」で「フォーム送信時」を選択し、「保存」をクリックします。

デプロイの実行

トリガー設定を保存したら、次に右上の「デプロイ」をクリックします。

「デプロイ」→「新しいデプロイ」→「種類の選択」→「ライブラリ」を選択します。

そうすると、「新しい説明文」の入力を求められるので、任意の名称を入力し右下の「デプロイ」をクリックして完了です。

アクセス権の許可を求められた場合は、アカウントを選択して「許可」します。

これで設定は全て完了です！

最後に正常に送信されるかテストしておきましょう。

まとめ

GASを活用した本サイトの「おためし入力フォーム」から送信された情報は、Chatworkで受信すると以下のように表示されます。

これで、送信された情報はグループ全員で可視化されることになりますね。

GAS（Google Apps Script）を使ってツールを連携させれば効率アップにもつながります。

今回はGoogleフォームとChatworkの連携でしたが、GASはGoogleが提供する各種サービスに適用できるサービスですので、お悩み等あればご遠慮なく「お問い合わせ」ください。